Operațiunile de import–export în București au o dublă presiune: viteză comercială și rigoare documentară. Fără o contabilitate specializată pe fluxuri intracomunitare și extracomunitare, diferențele de TVA, documentele vamale incomplete sau erorile de încadrare pot genera blocaje, costuri suplimentare și controale consumatoare de timp. CONTAX a dezvoltat proceduri standard pentru intracomunitar și extracomunitar, care securizează conformitatea fiscală și oferă managementului vizibilitate pe marjă, cash și risc operațional.
Cadru general: fluxuri intracomunitare vs. extracomunitare
Intracomunitar: livrări și achiziții între state UE, cu reguli de scutire de TVA pe baza unor condiții documentare stricte. Cheia este corelarea livrării cu dovada transportului, coduri valide de TVA și raportări corecte în declarațiile specifice (ex. 390), astfel încât scutirea să fie apărată documentar.
Extracomunitar: importuri și exporturi cu terți, cu formalități vamale, taxe, garanții și încadrare tarifară (TARIC) care influențează direct costul și termenele. Controlul de dovadă al valorii în vamă, al originii și al regimurilor speciale este esențial pentru evitare de diferențe ulterioare.
TVA în import–export: unde se greșește des
Scutirea la livrări intracomunitare: fără dovada transportului și corelarea corectă a documentelor, scutirea poate fi respinsă, cu recalculare de TVA, accesorii și timp pierdut în contestații.
Importuri: diferențele între valoarea tranzacțională și elementele incluse în baza de impozitare (transport, asigurare, comisioane) pot duce la ajustări. Tratamentele de taxare la import cu amânare (dacă sunt aplicabile) cer o poziție contabilă impecabilă și o disciplină în declarații.
Vânzări cross‑border B2C: în funcție de destinație și praguri, pot intra reguli OSS/IAS sau regimuri locale; tratarea greșită se acumulează și explodează la control.
Documente justificative care „țin”
CONTAX lucrează cu o listă de verificare pe fiecare tip de flux:
Livrări intracomunitare: CMR/CMR electronic, confirmări de primire, documente de transport și corespondență comercială care leagă livrarea de client și destinație, cod TVA valid (verificat anterior), concordanță între factură, aviz și transport.
Exporturi: declarația vamală (cu date corecte), AWB/CMR, dovada ieșirii din UE, corelare clară între pozițiile facturii și pozițiile vamale.
Importuri: declarația vamală de import, facturi comerciale, liste de ambalare, documente de transport, asigurări, certificate de origine dacă e cazul, și orice ajustare care intră în baza de taxare.
Încadrarea tarifară și originea: impact în cost și timp
Un cod tarifar greșit poate genera taxe inutile, blocaje și reîncadrări. Originea preferențială aduce beneficii doar dacă documentația este completă și conformă. CONTAX colaborează cu specialiști vamali și aplică proceduri de pre‑verificare a codurilor și a originii, astfel încât ofertele comerciale să reflecte costul real, iar termenele să fie respectate fără „surprize”. Ai nevoie de o firma contabilitate Bucuresti pentru afacerea ta? Apeleaza la CONTAX.
Moneda, cursul și diferențele de schimb
În operațiunile internaționale, cursul aplicat și momentul recunoașterii contează pentru marjă și pentru cash. Procedurile CONTAX standardizează:
momentul recunoașterii veniturilor și cheltuielilor în valută;
cursurile aplicabile (BNR, vamal, bancă) în funcție de speță;
tratamentul diferențelor de curs și al comisioanelor, astfel încât P&L-ul să reflecte realitatea economică, nu doar formalismul.
Logistică și costul complet: de la DAP la DDP
Termenii Incoterms schimbă responsabilități, riscuri și costuri. O ofertă corectă include nu doar prețul de listă, ci și transport, asigurare, comisioane, taxe vamale și eventual TVA. CONTAX integrează acest cost complet în contabilitate și în rapoarte, pentru ca marja să fie măsurată pe ceea ce se livrează, nu pe ipoteze. Deciziile comerciale (ex. trecerea de la DAP la DDP pentru un client strategic) sunt simulate fiscal înainte de a fi anunțate clientului.
Raportare managerială specifică import–export
Conducerea are nevoie de indicatori operaționali și fiscali:
marja pe destinație/țară și pe canal;
timp până la încasare pe tip de client și incoterm;
cost total de logistică (transport, asigurări, taxe, handling) ca procent din venit;
rate de returnare/respingeri și impactul în P&L;
expunere pe diferențe de curs.
CONTAX livrează aceste rapoarte după închidere, cu drill‑down la document, astfel încât prețurile, condițiile comerciale și politicile de credit să poată fi ajustate rapid.
Controale și audit: cum se trece „cu capul sus”
Pentru fluxuri internaționale, controlul cere dosare curate: mapare între documente, explicații pentru discrepanțe, evidențe privind originea și transportul, corelarea jurnalelor de TVA cu declarațiile specifice. CONTAX pregătește din timp aceste dosare și funcționează pe principiul „audit trail by design”: fiecare poziție sensibilă are justificativ, fiecare scutire are dovada la dosar, iar corecțiile sunt rare și bine documentate.
Digitalizare: trasabilitate și viteză
Import–export fără digitalizare înseamnă întârzieri și riscuri. CONTAX folosește captură inteligentă de documente, integrări cu bănci și sisteme de facturare, arhivă digitală indexată pe tranzacții și trail de audit. Rapoartele se generează pe date curate, iar excepțiile se văd la timp pentru a fi corectate înainte de depuneri.
Greșeli frecvente de evitat
Scutire intracomunitară fără dovada solidă a transportului.
Subestimarea costurilor de logistică în marjă și în baza de taxare la import.
Lipsa unor politici clare de curs și de moment al recunoașterii.
Arhivă documentară neindexată: „știm, dar nu putem demonstra” la control.
Tratarea exporturilor ca „vânzări obișnuite”, fără maparea riscurilor specifice.
Formatul de colaborare propus de CONTAX
Diagnoză inițială pe fluxuri, documente și riscuri.
Standardizare: liste de verificare, politici de dovadă, curs și încadrare, nomenclatoare.
Integrare digitală: captură documentară, corelări automate, arhivă cu audit trail.
Rapoarte: marjă pe destinație/canal, logistică ca procent din venit, expunere la curs.
Revizii trimestriale pe riscuri: TVA, origine, încadrare tarifară, timpi de încasare.
Import–exportul cere rigoare, altfel viteza comercială se convertește în risc fiscal și costuri ascunse. Cu proceduri standard, documentație verificabilă, tratamente de TVA corecte și raportare managerială dedicată, CONTAX transformă complexitatea internațională într-un cadru predictibil. Pentru companiile din București, asta înseamnă marje reale, cash la timp și controale trecute fără emoții – pe scurt, un motor comercial care nu se gripează când trece granița.
